Kommunikation mit Helferinnen und Helfern: Welcher Kanal eignet sich wann?

Mit EventReady kannst du deine Helferinnen und Helfer über verschiedene Wege erreichen: automatisch per E-Mail, mit einem personalisierten Serienbrief oder durch das Teilen des Registrierungslinks über WhatsApp. Jeder Kanal hat seine Stärken – entscheidend ist, ihn zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen.

Gute Helferplanung braucht einen funktionierenden Informationsfluss

Bei einem grossen Anlass ändert sich laufend etwas. Eine Schicht wurde vergessen, jemand fällt kurzfristig aus oder Einsatzzeiten verschieben sich. Solche Änderungen müssen schnell und zuverlässig an die betroffenen Helferinnen und Helfer kommuniziert werden.

Gleichzeitig gibt es nicht für jede Information den passenden Kanal. Eine Einsatzbestätigung kann problemlos per E-Mail verschickt werden. Eine kurzfristige Änderung während des Anlasses verlangt hingegen nach einem direkteren Kommunikationsweg.

Deshalb lohnt es sich, bereits bei der Planung festzulegen, wie und wann du mit deinen Helferinnen und Helfern kommunizierst.

E-Mail: Ideal für Bestätigungen und definitive Einsatzpläne

Die E-Mail ist für viele Veranstaltungen der wichtigste Kommunikationskanal.

Nach der selbständigen Anmeldung über das Helferportal verschickt EventReady automatisch eine Bestätigung. Darin sind die wichtigsten Informationen zum Einsatz enthalten, beispielsweise der Anlass, die Schicht, Datum, Zeit und Einsatzort.

Auch vor dem Anlass eignet sich die E-Mail gut, um den definitiven Einsatzplan oder Erinnerungen an alle Helfenden zu verschicken.

Vorteile:

• kostenloser Versand
• automatische Kommunikation möglich
• alle wichtigen Informationen können übersichtlich dargestellt werden
• ideal für Einsatzbestätigungen und definitive Einsatzpläne

Nachteile:

• E-Mails werden nicht immer sofort gelesen
• Nachrichten können im Spam-Ordner landen
• Wenn der Posteingang voll ist, kann der Helfer nicht erreicht werden
• bei kurzfristigen Änderungen während des Anlasses oft zu langsam
• insbesondere jüngere Zielgruppen nutzen E-Mail teilweise weniger aktiv

Unsere Empfehlung: Nutze E-Mails für alle planbaren und wichtigen Informationen vor dem Anlass. Für kurzfristige Änderungen solltest du zusätzlich einen direkteren Kanal einsetzen.

Der Helferbrief: Mehr Verbindlichkeit und persönliche Wertschätzung

Ein Brief per Post ist aufwendiger als eine E-Mail, hat aber einen entscheidenden Vorteil: Er wird wahrgenommen.

Gerade bei grossen Anlässen kann ein persönlicher Helferbrief den Einsatz verbindlicher machen. Gleichzeitig kannst du weitere Unterlagen oder beispielsweise Helfer-Bons direkt mitschicken.

Mit EventReady kannst du einen Serienbrief auf Basis deiner Helferdaten und Einsatzplanung erstellen. So erhält jede Helferin und jeder Helfer einen personalisierten Brief mit den passenden Einsatzinformationen.

Vorteile:

• hohe Aufmerksamkeit
• wirkt verbindlich
• persönliche Ansprache der Helferinnen und Helfer
• zusätzliche Unterlagen oder Bons können beigelegt werden
• Serienbriefe können direkt anhand der Helfer- und Einsatzdaten erstellt werden

Nachteile:

• Drucken, Verpacken und Versenden benötigen Zeit
• Portokosten fallen an
• Änderungen nach dem Versand lassen sich nicht mehr kurzfristig anpassen

Damit der Versand einfacher wird, kann in EventReady auch ein Post-Barcode in den Serienbrief integriert werden. Dadurch müssen die Briefe nicht einzeln frankiert werden. Voraussetzung dafür ist ein entsprechendes Konto bei der Post. Weitere Informationen zur Frankierung findest du hier: PP-Frankierung für Briefe.

WhatsApp: Gut für die Registrierung und kurzfristige Informationen

WhatsApp eignet sich besonders gut, um Helferinnen und Helfer schnell zu erreichen. Trotzdem sollte der Kanal gezielt eingesetzt werden.

Ein sinnvoller Einsatzbereich ist das Teilen des Registrierungslinks. Dieser kann an bestehende Gruppen oder direkt an einzelne Personen verschickt werden. So können potenzielle Helferinnen und Helfer direkt zur Anmeldung gelangen.

Auch während des Anlasses kann WhatsApp hilfreich sein – zum Beispiel bei einer kurzfristigen Wetterwarnung, einer Schichtänderung oder wenn kurzfristig noch Unterstützung gesucht wird.

Bei grossen WhatsApp-Gruppen solltest du jedoch klare Regeln festlegen. Wenn alle Gruppenmitglieder jederzeit Nachrichten schreiben können, gehen wichtige Informationen schnell unter. Sinnvoll ist deshalb, dass nur die verantwortlichen Personen Mitteilungen an die Gruppe senden können.

WhatsApp eignet sich besonders für:

• das Teilen des Registrierungslinks
• kurzfristige Informationen
• Erinnerungen
• die Suche nach zusätzlichen Helferinnen und Helfern während des Anlasses

Der definitive Einsatzplan sollte hingegen weiterhin über einen verbindlicheren Kanal wie E-Mail oder Brief kommuniziert werden.

Wenn mehrere Vereine beteiligt sind: Kommunikation frühzeitig abstimmen

Bei grösseren Veranstaltungen helfen sich oft verschiedene Vereine oder Organisationen gegenseitig aus.

In diesem Fall solltest du frühzeitig mit den jeweiligen Ansprechpersonen klären, wie die Kommunikation mit ihren Mitgliedern funktioniert. Häufig verschickt die verantwortliche Person des Vereins den Registrierungslink direkt an ihre Mitglieder.

Die eigentliche Einsatzplanung und die definitive Kommunikation laufen anschliessend über das Organisationskomitee beziehungsweise das Personalressort. Hier bieten sich E-Mail oder ein personalisierter Serienbrief an.

Klare Zuständigkeiten verhindern doppelte Informationen und sorgen dafür, dass Helferinnen und Helfer wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.

Unsere Empfehlung: Die Kanäle gezielt kombinieren

Es gibt nicht den einen perfekten Kommunikationskanal für die Helferplanung. Am zuverlässigsten ist eine Kombination verschiedener Wege.

Für wichtige und planbare Informationen empfehlen wir E-Mails. Bei grösseren Veranstaltungen kann ein persönlicher Serienbrief zusätzlich für mehr Verbindlichkeit sorgen und zeigt den freiwilligen Helferinnen und Helfern Wertschätzung.

WhatsApp eignet sich besonders für die Verbreitung des Registrierungslinks und für kurzfristige Informationen während der Vorbereitungen oder direkt am Anlass.

Eine mögliche Kombination sieht so aus:

1. Registrierung: Registrierungslink über WhatsApp, Vereine oder andere bestehende Kanäle verbreiten.
2. Bestätigung: Nach der Anmeldung automatisch eine Bestätigung per E-Mail verschicken.
3. Definitiver Einsatzplan: Per E-Mail oder bei grösseren Anlässen zusätzlich als personalisierten Serienbrief versenden.
4. Kurzfristige Änderungen: Über WhatsApp oder einen anderen direkten Kommunikationskanal informieren.

So erreichst du deine Helferinnen und Helfer zum richtigen Zeitpunkt über den passenden Kanal – und reduzierst gleichzeitig Rückfragen, Missverständnisse und organisatorischen Aufwand.

Alle Kommunikationskanäle in einem Tool

EventReady bringt die verschiedenen Kommunikationswege direkt in der Helferplanung zusammen. E-Mails und personalisierte Serienbriefe können direkt erstellt und versendet werden, während sich Helferlinks mit wenigen Klicks über WhatsApp teilen lassen. So bleiben Helferplanung und Kommunikation zentral organisiert, ohne dass du ständig zwischen verschiedenen Lösungen wechseln musst.

Häufige Fragen zur Kommunikation mit Helferinnen und Helfern