Helferplanung leicht gemacht: Helfer wählen Schichten ohne Account

Ein unnötiger Umweg zur Helferschicht

«Bitte erstellen Sie zuerst ein Benutzerkonto.» Und plötzlich ist die Lust auf die Bestellung nur noch halb so gross. Dabei wären E-Mail-Adresse und Passwort in einer Minute eingegeben. Trotzdem fühlt sich das Erstellen eines Accounts wie eine unnötige Hürde an. Was beim Onlineshopping nervt, kann auch bei der Helferplanung zum Problem werden.

Ein Organisationskomitee sucht Helfer oder Ehrenamtliche für einen Anlass und stellt dafür eine Online-Helferanmeldung bereit. Bevor sich die Helfer jedoch für einen Helfereinsatz registrieren können, müssen sie bei vielen Lösungen zunächst einen Account erstellen.

Ein zusätzlicher Schritt, der mit dem eigentlichen Ziel nichts zu tun hat: Eine passende Helferschicht auszuwählen.

So funktioniert die Helferanmeldung ohne Account

Der Organisator verwaltet die Helferplanung über seinen EventReady-Account. Die Helfer selbst benötigen hingegen keinen Account und keinen Login. Sie erhalten einen Helferlink und gelangen damit direkt zur Schichtauswahl.

Das Prinzip lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Helferlink öffnen, Schicht auswählen, Angaben eintragen, fertig.

Kein Benutzerkonto, kein Login und kein unnötiger Umweg. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigen wir anhand eines Dorflaufs:

• Der Personalchef erstellt die Helferplanung: Er legt den Anlass mit Unterevents wie Aufbau und Abbau an, erstellt die benötigten Schichten und definiert den Helferbedarf.
• Die Helferanmeldung wird freigegeben: Das OK teilt den Helferlink beispielsweise über die WhatsApp-Gruppe des Vereins. Darüber gelangen die Helfer direkt zur Helferregistrierungsseite.
• Helfer registrieren sich: Sie wählen passende Schichten, geben ihre Angaben ein und bestätigen die Helferregistrierung. Anschliessend kann eine Bestätigung per E-Mail oder als PDF erfolgen.

Das sind die einige Schritte von der Planung bis zur Helferregistrierung. Den gesamten Ablauf von EventReady findest du in unseren 6 Schritten auf der Website.

Helferregistrierung ja – Benutzerkonto nein

Eine Helferregistrierung ist trotzdem notwendig. Schliesslich muss das OK wissen, wer sich für welchen Helfereinsatz angemeldet hat. Die benötigten Angaben werden deshalb direkt auf der Helferregistrierungsseite erfasst.

Der entscheidende Unterschied zu mancher Vereinssoftware oder anderen Online-Helfer-Plattformen: Für die Helferregistrierung muss kein Benutzerkonto erstellt und kein Passwort festgelegt werden.

So erhält das OK die benötigten Informationen, während der Helfer ohne Umweg zu seiner Schichtauswahl gelangt.

Das OK behält trotzdem die Kontrolle

Selbstanmeldung bedeutet nicht, dass das OK die Kontrolle über die Einsatzplanung abgibt. Natürlich werden sich nicht immer alle Schichten automatisch perfekt füllen. Vielleicht fehlt am Sonntagmorgen noch jemand für den Abbau oder ein Vereinsmitglied möchte helfen, nutzt aber keine Online-Helferanmeldung.

Organisatoren können deshalb weiterhin Helfer manuell Schichten zuweisen, Einteilungen ändern oder zusätzliche Informationen versenden. Auch individualisierte Serienmails und Serienbriefe lassen sich erstellen. So verbindet EventReady die selbstständige Helferregistrierung mit der notwendigen Kontrolle durch das OK.

Was hat das OK von der selbstständigen Schichteintragung?

Die einfache Helferanmeldung ist nur ein Teil des Konzepts. Das übergeordnete Ziel einer Helferplanungssoftware wie EventReady ist, möglichst viel administrative Arbeit aus der Helferplanung zu entfernen.

Eine Helferplanungssoftware für Vereine und Events

Ob Vereinsanlass, Schwingfest, Turnfest oder grössere Veranstaltung: Das Prinzip bleibt dasselbe. Das OK erstellt die benötigten Helfereinsätze, teilt den Helferlink und behält den Überblick über die gesamte Einsatzplanung.