Helferplanung leicht gemacht: Helfer wählen Schichten ohne Account
Helfer sollen Schichten wählen – nicht zuerst ein Benutzerkonto anlegen. So funktioniert die Helferanmeldung ohne Account.
Kurz und knapp
- Kein Account für Helfer: Helfer benötigen weder Benutzername noch Passwort.
- Direkte Schichtauswahl: Über einen persönlichen Helferlink gelangen sie direkt zur Anmeldung.
- Weniger Aufwand für das OK: Helfer übernehmen die Auswahl ihrer passenden Schichten selbst.
- Volle Kontrolle: Das OK kann Einsätze weiterhin manuell zuweisen, ändern und kommunizieren.
Warum ein Benutzerkonto bei der Helferanmeldung oft unnötig ist
«Bitte erstellen Sie zuerst ein Benutzerkonto.»
Und plötzlich ist die Lust auf die Bestellung nur noch halb so gross. Dabei wären E-Mail-Adresse und Passwort in einer Minute eingegeben. Trotzdem fühlt sich das Erstellen eines Accounts wie eine unnötige Hürde an. Was beim Onlineshopping nervt, kann auch bei der Helferplanung zum Problem werden.
Ein Organisationskomitee sucht Helfer oder Ehrenamtliche für einen Anlass und stellt dafür eine Online-Helferanmeldung bereit. Bevor sich die Helfer jedoch für einen Helfereinsatz registrieren können, müssen sie bei vielen Lösungen zunächst einen Account erstellen.
Ein zusätzlicher Schritt, der mit dem eigentlichen Ziel nichts zu tun hat: Eine passende Helferschicht auszuwählen.
Helferanmeldung ohne Account: So funktioniert es
Der Organisator verwaltet die Helferplanung über seinen EventReady-Account. Die Helfer selbst benötigen hingegen keinen Account und keinen Login. Sie erhalten einen Helferlink und gelangen damit direkt zur Schichtauswahl.
Das Prinzip lässt sich in einem Satz zusammenfassen:
Helferlink öffnen ➜ Schicht auswählen ➜ Angaben eintragen ➜ fertig.
Kein Benutzerkonto, kein Login und kein unnötiger Umweg. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigen wir anhand eines Dorflaufs:
- Der Personalchef erstellt die Helferplanung: Er legt den Anlass mit Unterevents wie Aufbau und Abbau an, erstellt die benötigten Schichten und definiert den Helferbedarf.
- Die Helferanmeldung wird freigegeben: Das OK teilt den Helferlink beispielsweise über die WhatsApp-Gruppe des Vereins. Darüber gelangen die Helfer direkt zur Helferregistrierungsseite.
- Helfer registrieren sich: Sie wählen passende Schichten, geben ihre Angaben ein und bestätigen die Helferregistrierung. Anschliessend kann eine Bestätigung per E-Mail oder als PDF erfolgen.
Das sind die einige Schritte von der Planung bis zur Helferregistrierung. Den gesamten Ablauf von EventReady findest du in unseren 6 Schritten auf der Website.
Helferregistrierung ja – Benutzerkonto nein
Eine Helferregistrierung ist trotzdem notwendig. Schliesslich muss das OK wissen, wer sich für welchen Helfereinsatz angemeldet hat. Die benötigten Angaben werden deshalb direkt auf der Helferregistrierungsseite erfasst.
„Der entscheidende Unterschied zu mancher Vereinssoftware oder anderen Online-Helfer-Plattformen: Für die Helferregistrierung muss kein Benutzerkonto erstellt und kein Passwort festgelegt werden.“
So erhält das OK die benötigten Informationen, während der Helfer ohne Umweg zu seiner Schichtauswahl gelangt.
Das OK behält trotzdem die Kontrolle
Selbstanmeldung bedeutet nicht, dass das OK die Kontrolle über die Einsatzplanung abgibt. Natürlich werden sich nicht immer alle Schichten automatisch perfekt füllen. Vielleicht fehlt am Sonntagmorgen noch jemand für den Abbau oder ein Vereinsmitglied möchte helfen, nutzt aber keine Online-Helferanmeldung.
Organisatoren können unter anderem:
- Helfer manuell einer Schicht zuweisen
- bestehende Einteilungen ändern
- offene Einsätze erkennen
- zusätzliche Informationen versenden
- Helfer gezielt kontaktieren
- die gesamte Helferplanung zentral verwalten
So verbindet EventReady die selbstständige Helferregistrierung mit der notwendigen Kontrolle durch das OK.
Was hat das OK von der selbstständigen Schichteintragung?
Weniger Administration als mit Excel
Schichten und Helferbedarf werden zentral erfasst. Das Versenden verschiedener Excel-Versionen wie Helferplan_final_v7.xlsx entfällt.
Selbstanmeldung statt manueller Zuteilung
Helfer wählen ihre Schichten über den Helferlink selbst. Das reduziert die manuelle Zuteilungsarbeit für das OK.
Offene Helfereinsätze im Blick
Das OK sieht jederzeit, welche Schichten besetzt sind und wo noch Helfer fehlen.
Kommunikation direkt aus der Helferplanung
Bestätigungen und Informationen können gezielt an Helfer versendet werden. Helferplanung und Kommunikation bleiben an einem Ort.
Die einfache Helferanmeldung ist nur ein Teil des Konzepts. Das übergeordnete Ziel einer Helferplanungssoftware wie EventReady ist, möglichst viel administrative Arbeit aus der Helferplanung zu entfernen.
Häufige Fragen zur Helferanmeldung ohne Account
Brauchen Helfer bei EventReady ein Benutzerkonto?
Nein. Helfer benötigen keinen eigenen Account und kein Passwort. Sie erhalten einen Helferlink und können sich darüber direkt für eine passende Schicht anmelden.
Wie melden sich Helfer für eine Schicht an?
Die Helfer öffnen den erhaltenen Link, wählen eine verfügbare Schicht aus und geben die erforderlichen Angaben ein. Anschliessend wird die Anmeldung bestätigt.
Wie weiss das OK, wer sich für welche Schicht angemeldet hat?
Die Anmeldungen werden zentral in der Helferplanung erfasst. Das OK sieht dadurch, welche Helfer welchen Einsätzen zugeteilt sind und wo noch Helfer benötigt werden.
Kann das OK Helfer trotzdem manuell einteilen?
Ja. Die Selbstanmeldung ersetzt nicht die Kontrolle durch das OK. Organisatoren können Helfer weiterhin manuell Schichten zuweisen oder bestehende Einteilungen ändern.
Kann der Helferlink über WhatsApp geteilt werden?
Ja. Der Helferlink kann beispielsweise über WhatsApp, E-Mail oder andere Kommunikationskanäle geteilt werden.
Was passiert, wenn eine Schicht noch nicht genügend Helfer hat?
Das OK sieht in der Helferplanung, bei welchen Einsätzen noch Bedarf besteht, und kann gezielt weitere Helfer ansprechen.