Ein Jahr im Leben eines OK-Präsidenten: Die Planungs-Timeline

Timing ist der Schlüssel zum Event-Erfolg

Ein 5.000-Besucher Zeltfest, ein Food-Festival oder ein Kantonales Schwingfest plant sich nicht in vier Wochen. Speziell das Ressort Personal/Helferwesen hinkt in der Praxis oft der Ressort-Entwicklung "Bau" oder "Gastro" hinterher. "Die Helfer für die Bar suchen wir dann am Ende". Das ist fatal.

Hier ist die praxiserprobte Timeline für Grossanlässe:

Phase 1: Strategie & Setup (T-365 bis T-180 Tage)

• Kick-Off OK: Definition der erwarteten Besucherzahlen und des Geländes.
• Software-Evaluation: Entscheidungsprozess für das IT-Setup. Einrichten von EventReady inkl. Datenschutz-Richtlinien und AGB für Helfer.
• Das "Makro"-Skelett: Abstimmung mit Ressortleitern (Gastro, Bau). Jeder Ressortchef muss seinen *groben* Personalbedarf (Peak-Zeiten) beim Personalchef anmelden.

Phase 2: Die VIPs & Externe (T-180 bis T-90 Tage)

• Stamm-Helfer "Early-Bird": Öffnen Sie das EventReady Helferportal verdeckt *nur* für Personen, die im Vorjahr super Arbeit geleistet haben. So ist der Kern der Stationen bereits mit Profis besetzt.
• Vereins-Anfragen: Externe Partner (Nachbarvereine) für Grossgruppen-Einsätze anfragen. Ganze Ressort-Blöcke an "Gast-Vereine" outsourcen (z.B. "Garderobe & Kasse wird vom Ski-Club gemanagt").
• Sponsoren & Infrastruktur: Wo schlafen auswärtige Volunteers? Wo steht das Helferzelt? Diese Zonen müssen jetzt final in die Geländeplanung eingetragen werden.

Phase 3: Der Roll-Out (T-90 bis T-30 Tage)

• Public Launch: Das Helferportal wird auf der Event-Webseite und via Social Media public geschaltet ("Werde Volunteer!").
• Wöchentliches Reporting: Der OK-Präsident trackt im EventReady Dashboard: "Wir sind zu 60% besetzt. Fokus der Marketing-Kampagne jetzt auf Sonntag Nachmittag legen, da fehlen uns Leute!"
• Deadlines: 4 Wochen vor dem Event fliessen die Daten aus der Datenbank an die Gastro: Wie viele T-Shirts und Lunch-Pakete für Helfer müssen final bestellt werden?

Phase 4: Der Lockdown (T-14 bis Eventtag)

Das Tableau ist zu 90% voll. Jetzt geht es ans "Micro-Management".

Nach dem Event ist vor dem Event (T+7 Tage)

Die wichtigste E-Mail des Jahres: Das "Danke". Der Personalchef exportiert aus EventReady, wer welche Schichten geleistet hat, und versendet Dankes-Mails (z. B. per Seriendruck oder Mail-Tool). Für Vereins-Pflichtstunden wertet der Stammverein die Exporte nach eigenen Regeln aus – ein automatisches Helferpunkte-Rückmelden ist nicht integriert.