Seriendruck für Event-Helfer: Personalisierte Briefe und Einsatzpläne
Seriendruck in EventReady: Personalisierte PDF-Briefe mit Schichtinfos statt stundenlangem Word-Tippen – was die Funktion kann und was nicht.
Dienstag Nacht vor dem Festival: Die Bastelstunde des OKs
Die Zelte stehen, das Bier ist pünktlich geliefert, eigentlich sollte alles bereit sein. Und doch sitzen in zahlreichen OK-Sitzungszimmern die Verantwortlichen der Personal-Ressorts noch bis 02:00 Uhr nachts zusammen. Die Tische sind übersät mit Lanyards (Schlüsselbändern), Scheren, Papier und dicken Word-Dateien. Es ist die Nacht des Namensschilder-Druckens.
Der manuelle Aufbau («Von Hand in Word tippen») von personalisierten Helferbriefen und Einsatzplänen kostet massiv Zeit – besonders wenn sich kurzfristig Schichten ändern.
Was Seriendruck in EventReady ist
Helferdatenbank, Einsatzplanung und PDF-Export sind in einer Plattform vereint. Sie definieren einen Text mit Platzhaltern (z. B. [Vorname], [GeplanteSchicht], [Standort]) und erzeugen für alle betroffenen Einsätze personalisierte PDF-Briefe – filterbar nach Event, Organisation oder Kategorie.
Typische Anwendungen
- Helfer-Briefing vor dem Event: Jeder Helfer erhält sein Schichtdetail (Zeit, Ort, Rolle) in einem einheitlichen Layout – zum Ausdrucken oder Versand per E-Mail.
- Einsatzplan für Ressortleiter: Exportierte Übersichten für das Helferzelt oder die Bereichschefs am Eventtag.
- Letzte Änderungen: Schicht anpassen, Seriendruck neu generieren – statt vieler Word-Dateien von Hand zu ändern.
Nicht enthalten: Kein dedizierter Lanyard-/Badge-Designer, keine automatischen Arbeitszeugnisse oder Essens-Chips. Namensschilder gestalten Sie in Ihrem Layout-Tool; die Schichtinfos kommen aus EventReady.
Erst drucken, wenn der Plan steht
Einsatzpläne stehen oft erst kurz vor dem Event final («Susi ist krank, Peter springt ein»). Dank Seriendruck aktualisieren Sie die Schicht in der Software, generieren die PDFs neu und drucken – ohne stundenlanges Copy&Paste.
Investieren Sie Ihre OK-Ressourcen wertvoller
Die Woche vor einem Grossanlass zerrt an den Nerven. Seriendruck entlastet das OK bei der Kommunikation – damit mehr Energie für den Event selbst bleibt.
Drucken Sie entspannter
Personalisierte Helferbriefe per Seriendruck – direkt aus Ihrer Einsatzplanung.