Helfereinsatz planen: Wie viele Freiwillige brauchst du wirklich?
Die Über- oder Unterbesetzung von Schichten ist ein klassischer Fehler vieler OKs. Wir zeigen dir eine Methode, mit der du den Personalbedarf für deinen Event gezielt planen kannst.
Bauchgefühl ist ein schlechter Ratgeber
Ein typisches Szenario in der OK-Sitzung: Der Ressortleiter Gastro sagt: „Für den Samstagabend brauche ich mindestens 30 Leute!“ Auf die Frage nach dem Warum folgt oft nur ein Bauchgefühl. Das Resultat ist meist eine ungenaue oder fehlerhafte Planung.
Unterbesetzung führt zu langen Schlangen, genervten Besuchern und überlasteten Helfern. Eine Überbesetzung ist fast genauso problematisch: Helfer stehen stundenlang herum, weil es nichts zu tun gibt. Das wirkt demotivierend und kann dazu führen, dass sie sich im nächsten Jahr nicht mehr anmelden.
Die strukturierte Bedarfsermittlung
Plane deinen Helferbedarf strukturiert und datenbasiert statt emotional:
Welche Posten müssen besetzt sein? (z. B. Bar 1, Bar 2, Grill, Bon-Kasse, Einlasskontrolle, Springer).
Plane nicht mit Durchschnittswerten. Eine Bar benötigt im Tagesdurchschnitt vielleicht fünf Personen. Betrachtet man den Bedarf genauer, reichen um 15:00 Uhr oft zwei Personen, während es um 22:00 Uhr bereits acht sein müssen.
Erstelle deshalb ein Schichtmodell, das Spitzenzeiten zuverlässig abdeckt und in ruhigeren Phasen den Personalbedarf reduziert.
Bei Freiwilligen gibt es immer Ausfälle. Krankheit, Verspätungen oder kurzfristige Absagen gehören dazu. Plane deshalb pauschal 10–15 % Reserve ein – idealerweise in Form von Springern.
Wie lange sollte eine Schicht dauern?
Ein häufiger Fehler sind zu lange Schichten. Acht-Stunden-Schichten mögen bei bezahltem Personal funktionieren, bei Freiwilligen führen sie oft zu Ermüdung und Fehlern.
Die EventReady-Regel:
- Physisch anstrengende Einsätze (Aufbau, Entsorgung): maximal 3–4 Stunden
- Konzentrationsintensive Einsätze (Kasse, Token-Verkauf): maximal 4 Stunden
- Leichtere, soziale Einsätze (Auskunft, Info-Point): 4–6 Stunden
Bedarf digital planen
Anstatt deinen Bedarf auf Papier oder in Excel zu planen, nutzt du den Schicht-Editor in EventReady. Bevor du potenzielle Helfer kontaktierst, erstellst du dein Wunsch-Szenario direkt in der Software – deinen Bedarfsplan.
Sobald dein Bedarfsplan steht, behältst du jederzeit den Überblick: Das System zeigt laufend, wie viele Helfer pro Schicht noch benötigt werden und wo noch Lücken bestehen.
Messen und Lernen für das nächste Jahr
Der grösste Vorteil eines digitalen Systems: Du behältst die gesamte Historie. Nach dem Event kannst du die Daten analysieren und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Einsätze gewinnen.
In der Nachbesprechung mit dem OK könnte es zum Beispiel heissen: „Am Sonntag hatten wir an der Bar drei Helfer zu viel eingeplant.“ Diese Erkenntnisse helfen dir, deine Schichtplanung im nächsten Jahr noch präziser und effizienter zu gestalten.
Plane mit System statt Bauchgefühl
Schöpfe das visuelle Schicht-Modeling von EventReady aus, um deinen perfekten Helfer-Bedarfsplan aufzustellen.