Helfer-Briefing: Welche Informationen sind zwingend nötig?
Ein Volunteer steht nicht am Posten – weil er den Haupteingang nicht gefunden hat. So erstellen Sie das perfekte Infoblatt für Ihre Event-Helfer.
Zu viele Infos. Zu wenig Klarheit.
Haben Sie schon einmal 3 Tage vor einem Event ein 15-seitiges PDF voller Text erhalten? Wahrscheinlich haben Sie es nicht gelesen. Event-Helfer und Volunteers lesen ungern Romane. Das OK kompensiert oft mangelnde interne Absprachen durch ausschweifende Helfer-Dossiers. Das Resultat: Am Helferzelt tauchen hunderte Leute auf, die nicht wissen, wo ihr Parkplatz ist.
Ein brillantes "Helfer-Dossier" beachtet die journalistische W-Fragen-Regel und ist extrem skannbar gegliedert.
Das Basis-Gerüst: Diese 5 Blöcke sind zwingend
1. Das "Wer, Wann, Wo" (Personalisiert)
Nutzen Sie Seriendruck (Aus EventReady). An oberster Stelle muss der Helfer seinen persönlichen Schichtplan sehen ("Samstag, 14:00 - 18:00 an der Getränkebar, Vorgesetzter: Peter"). Das ist das Wichtigste am ganzen Dokument.
2. Anreise & Check-in (mit Karte)
"Bitte melden Sie sich 30 Minuten vor Schicht-Start am Helfer Point". Es zwingend nötig, eine visuelle (!) Skizze einzubauen, wo genau Parkplatz "C" und der "Point of Entry" für Personal sind.
3. Dresscode & Material
Was muss die Person mitbringen? "Festes Schuhwerk (Schlamm!)" oder "Schwarze Hose, T-Shirt gibt es von uns". Die Formulierung muss unmissverständlich sein.
4. Verpflegung & Tickets
Klären Sie die "What's in it for me" Frage sofort. "Während der Schicht gibt es Wasser gratis. Ihr erhaltet beim Check-in einen Essensgutschein im Wert von 15 CHF."
5. Die Notfall-Kontakte
Hier darf *nicht* der OK-Präsident stehen, sonst klingelt dessen Telefon 400 Mal. Hier steht die Nummer des "Helfer Info Points" (Ressortleiter Personal). Zudem: Hinweise zum Sanitätsposten.
Digitale Auslieferung statt Porto-Kosten
Ersparen Sie sich und der Umwelt den Versand per Post. In modernen Systemen liegen all diese Informationen in Form eines Dashboards in der App, oder Sie versenden drei Tage vor dem Event mit einem Klick einen Serien-Mail-Blast mit den generierten Info-PDFs an alle gemeldeten Personen. Wer nicht mehr als 2 Seiten produziert, stellt sicher, dass Helfer gut gebrieft am Eingang erscheinen.
Perfekte Betreuung ab dem 1. Klick
Verbessern Sie Ihre Kommunikation durch standardisierte Mails und integrierte Dokumentenverwaltung.