Hero
    Vereinssoftware & Digitalisierung

    Datenschutz bei der Helferliste: So managen Sie Daten DSGVO-konform

    nDSG/DSGVO-konforme Helferdaten: Rollen, Hosting in Frankfurt (EU) – statt Excel-Anhängen und falscher Server-Schweiz-Versprechen.

    Das Datenschutz-Risiko im Vereinsvorstand

    Ein grosser Berg von sensiblen, personenbezogenen Daten. Genau das ist die "Helferliste" eines Events. Nichtsdestotrotz wird sie zur Planung oft achtlos als "Offene_Schichten_V5.xlsx" an 200 Vereinsmitglieder per Massenmail (meistens nicht einmal im BCC) verschickt.

    Mit der Revision des neuen Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG) sowie mit den strengen Auflagen der DSGVO im EU-Raum bewegen sich OK-Präsidenten, Kassiere und Event-Veranstalter mit dieser Praxis tief in der Illegalität.

    Welche Daten besonders kritisch sind

    Eine einfache Namensliste ist schon heikel. Eine ausgedruckte oder per Mail verschickte Helferliste beinhalten jedoch oft weit mehr:

    • Mobile-Telefonnummern und private E-Mail-Adressen
    • Geburtsdaten (zur Prüfung, ob Jugendschutz an der Bar gewährt ist)
    • Kleidergrössen (T-Shirts)
    • Gesundheitsdaten: Notizen wie "Vegetarier", "Allergie gegen Wespen" oder "darf nicht schwer heben". Diese zählen gesetzlich zu den absolut schützenswerten, sensiblen Daten!

    Das Konzept "Privacy by Design"

    Eine moderne Eventorganisation erfordert eine radikale Abkehr vom "jeder kann alles sehen"-Prinzip. Es greift das Konzept der Verhältnismässigkeit: Warum muss die 16-jährige Helferin an der Garderobe die private Telefonnummer des 50-jährigen Platzwarts auf ihrem Handy im PDF herumtragen?

    So schützt EventReady Ihre Daten:

    • Geschlossenes Portal: Helfer sehen im Online-Portal nur das Layout des Events. Sie können sehen, das eine Schicht besetzt ist, jedoch aus Datenschutzgründen (je nach Einstellung des Admins) nicht den kompletten Namen der fremden Person oder gar deren Telefonnummer einsehen.
    • Hosting in der EU: Die Datenbank läuft bei Supabase in Frankfurt (DE); Verarbeitung gemäss unserer Datenschutzerklärung – nicht in Übersee.
    • Rollen & Rechte: Nur Personen im OK mit der Rolle "Administrator" oder "Ressortleiter" können die kompletten, sensiblen Metadaten (wie Allergien oder Telefonnummern) eines ihnen zugewiesenen Helfers abrufen.

    Einweg-Druck statt Dauerpublikation

    Selbstverständlich müssen die Leiter im Feld arbeiten können. Aus EventReady exportieren Sie als Teamleader für den Eventtag Listen oder nutzen die mobil nutzbare Web-Oberfläche zur Einsicht. Der entscheidende Unterschied zur Excel-Rundmail: Nach dem Abbau werfen Sie den Ausdruck weg. Die Daten zirkulieren nicht monatelang im WhatsApp-Bilderordner von 300 Teenagern in der Region.

    Sicherheit schafft Vertrauen

    Datenschutz ist nicht einfach eine lästige Pflicht. Zeigen Sie Ihren freiwilligen Helfern und Mitgliedern, dass Sie ihre privaten Daten schätzen und ein modernes, konformes IT-System zur Verarbeitung nutzen. Dies signalisiert Professionalität auf höchstem Niveau.

    Stoppen Sie den Excel-Wahnsinn

    Schützen Sie sich, Ihren Vorstand und Ihre Helfer vor Datenschutzverletzungen. Steigen Sie um auf eine sichere Schweizer Helfer-Datenbank.